長期的に行動がブレないタイムマネジメント方法を身に付けたい方へおすすめの本のご紹介～7つの習慣04

皆さま、こんにちは。未来に繋がる情報を研究し発信するブログを運営する「みらいものがたりラボ」代表のせにょです。

本ブログでは、皆様の中で現在生じている問題を解決し、明るい未来へつなげる本をご紹介します。具体的には、週一回程度の頻度で、皆様の問題を解決するうえでお役にたつ本を１冊ピックアップし、簡単に解説します。
今回は、「7つの習慣　人格主義の回復」のご紹介の第四回目です。前回は「第2の習慣　終わりを思い描くことから始める」を解説し、ブレない自分軸を構築する方法をご紹介しました。今回は「第3の習慣　最優先事項を優先する」を解説します。
解説は以下３点を中心に私の意見としてご紹介します。

• どんな問題が解決できるか？つまりどんな人におすすめか？
• どうしてこの本でその問題を解決できるのか？
• 問題解決のため我々は具体的にどう行動すべきか

それでは、本題に入りましょう。

【長期的に行動がブレないタイムマネジメント方法を身に付けたい】でお困りの方へおすすめの本【7つの習慣　人格主義の回復】

【長期的に行動がブレないタイムマネジメント方法を身に付けたい】でお困りの方へおすすめの本は、【7つの習慣　人格主義の回復】です。

完訳 7つの習慣 人格主義の回復

以下でおすすめの理由を解説します。

本書で【長期的に行動がブレないタイムマネジメント方法を身に付けたい】を解決できる理由は【ミッションステートメント、役割ごとの目標に対応した独自のタイムマネジメントツールを提案する】から

【7つの習慣　人格主義の回復】で、【長期的に行動がブレないタイムマネジメント方法を身に付けたい】を解決できる理由は【ミッションステートメント、役割ごとの目標に対応した独自のタイムマネジメントツールを提案する】からです。著者であるスティーブンコビー氏は、本章の冒頭で、以下2点の問いかけをします。

• 現在はしていないが、もし日ごろから行っていれば、あなたの私生活に大きくポジティブな結果をもたらすと思うことを一つ挙げるとしたらそれは何だろうか？
• あなたの仕事や専門分野で、ポジティブな結果をもたらすとおもうことを一つ挙げるとしたら、それは何であろうか？

これらの質問に応えて実践するには、3つの習慣に従う必要があります。具体的には、第1の習慣「主体的になる」を実践して人生の主導権を握り、第2の習慣「終わりを思い描くことから始める」を実践して、リーダーシップを発揮して自分のミッションステートメントを明確化し、第3の習慣「最優先事項を優先する」を実践し、ミッション達成のプロセスを長期的にマネジメントする必要があります。

時間管理のマトリクス

では、どうやってミッション達成のプロセスを長期的にマネジメントすればいいのでしょうか？その説明のため本書では、時間管理のマトリクスについて紹介します。時間管理のマトリクスとは、縦軸に緊急度、横軸に重要度をとり、各プロセスを4つの象限に分類整理して説明します。４つの象限は以下です。

1. 第I象限（重要で緊急度が高いこと）：危機への対応、差し迫った問題、期限のある仕事
2. 第II象限（重要だが緊急度が低いこと）：予防、能力を高める活動、人間関係作り、新たな機会発見、準備や計画、心身のリラックス
3. 第III象限（重要ではないが緊急度が高いこと）：飛び込みの用事、多くの電話・メール・報告書・会議、無意味な接待・付き合い、期限のある催し物
4. 第IV象限（重要ではなく緊急度が低いこと）：取るに足らない仕事・雑用、暇つぶし、快楽を追求する遊び

緊急の用事は、たいてい目に見えるもので、早くやれと急き立てられた結果、受動的に反応します。一方、重要な用事は、目には見えないがあなたのミッションや価値観、優先度の高い目標の実現につながるものなので、能動的に反応しなければなりません。

第II領域=重要だが緊急でないこと

次に本書では、それぞれの象限を重視した結果どうなるかと論じます。
例えば、第I象限を重視すると、緊急で重要な問題が次々と襲い掛かり第I領域ばかりが大きくなった結果、ストレスがたまり燃え尽きることになります。
第III象限を重視すると、緊急ではあるが重要ではない問題を重要だと思いこみ、すべての用事に反応した結果、短期的な視野に陥り目標や計画を無意味に感じるようになります。
第III象限及び第IV象限（重要でないこと）のみを重視すると、無責任な生き方をしているとみなされた結果、仕事を解雇されてしまいます。
第II象限を重視する人は、緊急であろうがなかろうが重要ではない第III象限と第IV象限の用件を避けて、第II象限の活動にできるだけ多くの時間を割き、生活の中で第I領域が占める割合を小さくしていきます。
では、第II象限を重視する人は、どうやって第I象限つまり重要で緊急度が高いことの割合を小さくするのでしょうか？それは、第II象限を重視する人は、第I象限の用事の発生頻度を下げるからです。第II象限を重視する人は、第II象限に入る活動として、長期的な計画を立て、自分の能力開発を行い、しっかり準備をする結果、第I象限の危機や問題の発生を予防します。
本書では、「最優先事項を優先する」とは、第II領域＝重要だが緊急でない活動に注力すること、であると定義しています。

時間管理の4つの世代

では、第II領域＝重要だが緊急でない活動に注力するには、具体的にどうしたらいいでしょうか？本書では、その説明のためにまず時間管理の４つの世代について紹介します。時間管理の４つの世代とは以下です。

1. 第１世代：メモやtodoリスト。私たちの時間と労力を必要とする物事を確認し、忘れずにいるツール。
2. 第２世代：予定表やカレンダー。将来の出来事や予定を立てます。
3. 第３世代：第１世代及び第２世代の考え方に「優先順位付け」と「価値観の明確化」をくわえたもの。
4. 第４世代：モノや時間に重点を置かず、人間関係を維持し強くしながら結果を出します。

次に本書では、第II領域の重要だが緊急でないことを管理するうえで、それぞれの世代のツールが抱える問題点を説明します。
第１世代のツールは、単に意識に引っかかったことに反応しているだけで、やったことを一つずつ線で消していき達成感を味わうものです。そこには優先順位という概念がなく、目的や価値観とも結びついていません。
第２世代のツールは、前もって計画し予定を立てますが、ひたすらスケジュールを守ることが目的となってしまいます。やはりそこには優先順位がなく、目的や価値観とも結びついていないため意味のある結果を出すことはほとんどありません。
第３世代のツールは、価値観を明確にし、目標を設定し、毎日予定を立て、活動の優先順位を決めます。一見第３世代のツールで問題ないように思われますが以下3点の問題点があります。

• 一日単位で予定を立てるため視野が限られ高い視点から判断すべき重要なことが抜け落ちてしまう
• 優先順位をつけるが、それが本当に重要かどうか、原則、ミッション、役割、目標と照合しない
• 様々な役割をバランスよく管理する視点に欠け、予定を詰め込み過ぎる結果、関係が殺伐となる

これらの問題を解決するツールとして、本書では第4世代の時間管理ツールを提案しています。

第4世代の時間管理ツールとは？

本書が提案する第4世代の時間管理ツールは以下6つの基準を満たすものです。

• 一貫性：ビジョン、ミッション、役割、目標と各予定が一貫していること。ツールには、ミッションステートメント、役割及び役割毎に設定した目標を書き込める欄を設け、折に触れて確認できるようにする。
• バランス：生活のバランスを確立し維持できること。ツールには、自分の様々な役割を書き込めるようにする。その結果、健康、家族、仕事、自己啓発など重要なことを疎かにすることがなくなる。
• 第II領域（重要だが緊急でないこと）にフォーカス：予定に優先順位をつけるのではなく、優先すべきことを予定に入れること。ツールは1日単位ではなく1週間単位で計画を書き込める。結果、週単位で優先順位を入れ替えることができ、危機的な状況を予知・予防することができるようになる。
• 人間関係重視：効率ではなく効果を優先すること。時間の使い方なら効率優先でいいが、人間関係は効果の観点を重視するべきである。ツールには、人間関係を重視する価値観を含み、スケジュール通りに進まなくてもより重要な人間関係を充実させることを優先するような作りとなる。
• 柔軟性：ツールは、各人のライフスタイル、ニーズ、やり方に合わせた使い方ができる。
• 携帯性：いつでも自分のミッションステートメントを確認できること。ツールは持ち運びできるサイズのものとする。

著書であるフランクリンコヴィー氏は、これらの基準を満たすツールを開発し提供しています。以下にリンクを掲載しますので、購入をご検討ください。
7つの習慣 入門手帳2024

第4世代の時間管理ツールで第II領域の活動を管理する

第4世代の時間管理ツールを使って、第II領域の活動を管理するにはどうしたらいいのでしょうか？本書では、このツールを使って1週間の予定を立てる手順を説明します。

1. 役割を明確にする：人生における重要な役割を書き出します。例えば、個人の役割として、夫、父親、息子等があります。仕事上であれば、マネージャーなどの役職、不動産セールス等の職種等があります。書く役割は、一生涯変わることのない役割等大げさに考えず、この一週間限定の役割で問題ないです。
2. 目標設定：各役割について1週間で達成したい成果を1つか2つ書き込みます。その際、ミッションステートメント立案時に書いた長期的目標に合致していることが望ましいです。
3. スケジューリング：２で決めた目標とそれを達成するための必要な時間を1週間のスケジュールに組み込みます。予定を組み込む際には、①予期せぬ事態に備えてスケジュールに余白を残すこと、②人間関係を大切にし、人付き合いを疎かにしないことに留意してください。
4. 一日単位の調整：３ですでに1週間分の予定は立案ずみなので、毎日の計画はその日の用事の優先順位を決めて、微調整するだけで済みます。具体的には、毎朝数分程度スケジュール表を見直し、予定外の出来事やアポイントに対応して柔軟にスケジュールを変更してください。

第４世代の時間管理ツールと第３世代の時間管理ツールとの最も大きな違いは、毎日自分のミッションステートメントを確認したうえで、それに紐づいたスケジュール管理をすることです。その結果、長期的に行動がブレないタイムマネジメント方法を身に付けることができます。

【長期的に行動がブレないタイムマネジメント方法を身に付けたい】を解決するための具体的な行動は【第4世代の時間管理手法で来週の計画を立てる】です。

では、この章を読んだあと、我々は具体的にどう行動すればよいでしょうか？それは、【第4世代の時間管理手法で来週の計画を立てる】です。具体的には、現在お使いの時間管理ツールを上記の方法で第4世代の時間管理に対応するよう作り変えても結構です。また、著書であるフランクリンコヴィーが開発したツールのリンクを再掲載しますので、ご購入して実行していただいても結構です。

7つの習慣 入門手帳2024

最後に本書のリンクを再掲載しますので、購入して実践してみてください。

完訳 7つの習慣 人格主義の回復

以上です。最後までお読みいただきありがとうございました。次回は、第4の習慣「Win-Winを考える」の前段階として第３部「公的成功」を解説します。
本ブログでは今後も、皆様の中で現在生じている問題を解決し、明るい未来へつなげる本をご紹介します。